Orientações gerais para reembolso de despesas As despesas devem estar relacionadas com as atividades previstas no objeto do projeto, ter previsão no plano de trabalho aprovado e a modalidade de reembolso deve ser permitida pelo Patrocinador/ Financiador do projeto. A solicitação deverá ser submetida à Fundação através do sistema Manager, no menu: Solicitações → Reembolso de Terceiro, com as documentações comprobatórias das despesas realizadas e os respectivos comprovantes de pagamento. Pagamentos de notas fiscais de prestação de serviços, sejam pessoas físicas ou pessoas jurídicas, não podem ser realizados na modalidade reembolso, devido a questões tributárias. O prazo de solicitação do reembolso é de, no máximo, 30 (trinta) dias da data de emissão do documento fiscal. Os documentos fiscais deverão conter os dados da FUSP abaixo: FUNDAÇÃO DE APOIO À UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO – FUSP Av. Afrânio Peixoto, nº 14 – Butantã CEP: 05507-000 – São Paulo – SP CNPJ: 68.314.830/0001-27 Inscrição Estadual: 141.587.902.114 É fundamental obter a quitação das notas fiscais quando efetuar os pagamentos, que podem ser realizados por cartão de crédito, de débito, PIX ou em espécie Para solicitar o reembolso de qualquer compra (feita via PIX, cartão de débito ou crédito), é obrigatória a apresentação do comprovante de pagamento ou quitação emitido pelo fornecedor. Nas compras parceladas no cartão de crédito ou por outro meio de parcelamento o reembolso das despesas incorridas somente ocorrerá após apresentação do comprovante de quitação integral de todo parcelamento. Admite-se ainda o reembolso parcial dessas despesas correspondente a cada parcela quitada do parcelamento. Nesse caso, é responsabilidade do projeto solicitar o reembolso de cada parcela quitada (com a devida apresentação dos documentos comprobatórios). Todas as justificativas que acompanharem a solicitação de reembolso devem ser assinadas pelo coordenador do projeto. Despesas reembolsáveis Material de Consumo Material de escritório, insumos para laboratório e outros materiais consumíveis. Passagem Aérea Reembolso de passagem aérea é permitido desde que sejam apresentados: a) Pesquisa de preços feita para a decisão de compra. b) Cópia do(s) bilhete(s). c) Comprovante de embarque / eticket (print do aplicativo). d) Comprovante de pagamento da passagem e fatura. Despesas com vistos e excesso de bagagem precisam ser justificadas pela coordenação do projeto, comprovando a pertinência da solicitação relacionada a atividade do projeto. Transporte Terrestre O reembolso de despesas relacionadas ao uso de veículo próprio poderá ser por quantidade de combustível gasto, contra a apresentação de documento fiscal válido, ou por quilometragem rodada, com a apresentação da comprovação da quilometragem, que poderá ser feita através de consulta a sites que demonstram a quilometragem entre o ponto de partida e de chegada. O valor do quilômetro rodado é definido pela Fundação ou pelo Patrocinador/ Financiador. Portanto, será necessário consultar a nossa área de administração de projetos, que informará qual é o valor disponibilizado por quilômetro rodado. O reembolso por quilometragem, quando da utilização de veículo próprio em estradas pedagiadas, deverá estar acompanhado dos comprovantes de pedágio, independentemente de haver ou não a possibilidade de reembolso do valor desses pedágios. Não é permitido solicitar reembolso por quilometragem rodada e combustível ao mesmo tempo. O projeto deve escolher apenas uma das modalidades e seguir as regras específicas para ela. São passíveis de reembolso as despesas com pedágios e estacionamento, desde que acompanhadas de comprovação (nota fiscal, cupom fiscal ou demonstrativo de cobrança eletrônica, Sem Parar, entre outros). Nos reembolsos de despesa com táxi, os recibos emitidos devem estar completamente preenchidos. Na ausência do preenchimento pelo taxista, o projeto deverá informar, à parte, os dados faltantes do preenchimento, tais como: data, valor numérico e descrição por extenso, usuários, trajeto, etc. Nos reembolsos de despesas com aplicativos de transporte, como UBER e 99, deverão ser apresentados os recibos enviados ao passageiro. Para as passagens de ônibus e trem, devem ser apresentados os cupons e comprovantes de pagamento. Alimentação O reembolso de despesas com refeições deve ter os nomes completos dos partícipes, quando o valor se referir a mais de um consumo, e observar o limite proposto pela FUSP (consultar setor de Administração de Projetos). Valores superiores necessitam de justificativas da coordenação do projeto. Despesas com compra em supermercado devem ser justificadas. Hospedagem Para as despesas realizadas em hotéis devem constar notas fiscais emitidas pelos hotéis, não sendo permitidas despesas realizadas através de agências de viagens ou de turismo, permitindo-se a estas apenas as atividades de reservas. As Notas Fiscais devem ser acompanhadas do descritivo dos gastos emitidos pelo hotel (período da hospedagem, nome do hóspede, etc.). Devem ser apresentadas as reservas e o comprovante de pagamento, quando as despesas forem realizadas pelo Booking e Airbnb. Inscrição em Congresso Os comprovantes de inscrição (invoice, recibo ou nota fiscal) devem ser emitidos em nome da FUSP; caso não seja possível, uma justificativa deve ser anexada. Além disso, é indispensável apresentar o comprovante de pagamento da despesa, como a fatura do cartão de crédito ou outros documentos equivalentes. Despesas com reembolso não permitido: Despesas não previstas no Plano de Trabalho/Objeto do projeto ou quando não autorizadas pelo Patrocinador/ Financiador, na modalidade de reembolso, ou que o projeto não tenha saldo suficiente para pagamentos desses reembolsos. Despesas cujos documentos fiscais não estejam em nome da Fundação ou que contenham o CPF da pessoa a ser reembolsada. O percurso diário entre a residência e o local de trabalho habitual (e viceversa) não é elegível para reembolso, seja por táxi ou quilometragem de veículo próprio. Despesas consideradas de caráter pessoal não são reembolsadas (shampoo, condicionador, desodorantes, remédios, etc). Bebidas alcoólicas e cigarros não são permitidos: comprovantes que incluírem esse tipo de despesa devem ser excluídos do pedido de reembolso. Caso isso não seja feito, a FUSP removerá a despesa e informará o novo valor a ser reembolsado. Brindes, presentes, decorações e gastos com comemorações de qualquer natureza (como início/encerramento de projeto, aniversários ou confraternizações de final de ano) não são passíveis de pagamento ou reembolso. Documentos rasurados, emendados ou ilegíveis ou fora do prazo estipulado pela Fundação para devido reembolso.
